1.Identifikácia Prevádzkovateľa a všeobecné informácie
Tieto zásady ochrany osobných údajov (ďalej ako „Zásady ochrany osobných údajov“) upravujú spracúvanie osobných údajov prevádzkovateľom, ktorým je pri spracúvaní Vašich osobných údajov obchodná spoločnosť LOGIS group, s.r.o., so sídlom Pekárska 1165/9, 926 01 Sereď, IČO: 51 064 146, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Trnava, oddiel: Sro, vložka č. 40677/T (ďalej aj ako „Prevádzkovateľ“ alebo ako „my“ v zodpovedajúcom gramatickom tvare).
Prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady Európskej Únie 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej ako „Nariadenie“), so zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej ako „Zákon“), prípadne s inými predpismi o ochrane osobných údajov (Nariadenie, Zákon a iné predpisy ochrane osobných údajov spolu ďalej ako „Predpisy o ochrane osobných údajov“).
Prevádzkovateľ získava pri svojej činnosti, ktorou je poskytovanie účtovných služieb a služieb správy personálnej a mzdovej agendy osobné údaje prevažne priamo od Vás ako dotknutej osoby (ďalej aj ako „dotknutá osoba“). Vo výnimočných prípadoch môže Prevádzkovateľ získať Vaše osobné údaje aj od inej osoby, ktorá je oprávnená nám poskytnúť Vaše osobné údaje (ide predovšetkým o situácie, kedy vystupuje ako zástupca, zamestnanec alebo kontaktná osoba obchodnej spoločnosti alebo inej právnickej osoby, ktorá s nami uzatvára zmluvu o poskytovaní služieb). Môže tak nastať situácia, kedy Prevádzkovateľ získa osobné údaje aj od inej osoby, ako priamo od Vás. V týchto Zásadách ochrany osobných údajov nájdete všetky informácie o spracúvaní Vašich osobných údajov v zmysle príslušných ustanovení Nariadenia týkajúcej sa tak situácie, kedy Prevádzkovateľ získal Vaše osobné údaje priamo od Vás, ako aj prípadov, kedy ich Prevádzkovateľ získal od inej osoby.
Všetky osobné údaje, ktoré o Vás Prevádzkovateľ ako o dotknutej osobe spracováva, sú spracovávané iba pre odôvodnené účely, po obmedzenú dobu a s využitím maximálnej možnej miery zabezpečenia, k čomu Prevádzkovateľ zároveň prijíma Internú smernicu o ochrane osobných údajov, vrátane primeraných bezpečnostných opatrení, prostredníctvom ktorých je zabezpečená primeraná úroveň ochrany Vašich osobných údajov.
Ochrana Vašich osobných údajov je jednou z našich priorít, pričom v tomto dokumente, a zároveň v Zázname o spracovateľských činnostiach, ktorý tvorí prílohu tohto dokumentu, nájdete informácie o tom, aké osobné údaje o Vás spracovávame, za akým konkrétnym účelom, na akom právnom základe, komu môžeme Vaše osobné údaje poskytovať a predovšetkým aké máte v súvislosti so spracovaním Vašich osobných údajov práva.
2. Ako získate informácie o spracúvaní osobných údajov?
Prevádzkovateľa môžete kontaktovať vo veciach týkajúcich spracúvania a ochrany osobných údajov na adrese LOGIS group, s.r.o., Pekárska 1165/9, 926 01 Sereď alebo e-mailom na e-mailovú adresu dpo@u-rob.sk.
3. Informácie k spracovateľským operáciám
Vaše osobné údaje spracovávame v súlade so zásadami Predpisov o ochrane osobných údajov, a to na účely spracovávania osobných údajov uvedené v Zázname o spracovateľských činnostiach, ktorý je spolu s týmto dokumentom zverejnený na webovej stránke www.u-rob.sk/ochrana-osobnych-udajov.
Kedy sme oprávnení spracúvať Vaše osobné údaje ?
Plnenie zmluvných povinností – Vaše osobné údaje spracúvame pri plnení zmluvy, ak sme s Vami v postavení dotknutej osoby uzatvorili zmluvu, a to v rozsahu potrebnom k plneniu zmluvných povinností, predovšetkým pri plnení zmluvy o poskytovaní účtovných služieb a služieb správy personálnej a mzdovej agendy.
Plnenie zákonných povinností –Vaše osobné údaje spracúvame aj pri plnení našich zákonných povinností. Medzi zákonné povinnosti patria napr. povinnosti vyplývajúce z predpisov o účtovníctve (vystavovanie účtovných dokladov) či z daňových predpisov (plnenie povinností voči správcovi dane).
Oprávnený záujem - Vaše osobné údaje spracúvame v niektorých prípadoch aj na základe oprávneného záujmu, výlučne v prípadoch, ak je spracovávanie nevyhnutné na sledovanie našich oprávnených záujmov alebo oprávnených záujmov tretej strany, ak nad týmito záujmami neprevažujú Vaše záujmy alebo Vaše základné práva a slobody. Oprávnený záujem aplikujeme napr. pri vybavovaní Vašich správ z kontaktného formulára na webovej stránke Prevádzkovateľa.
Súhlas – v určitých prípadoch môžeme spracúvať Vaše osobné údaje aj na základe súhlasu, ktorý si od Vás vopred vyžiadame. Udelený súhlas môžete kedykoľvek odvolať.
Osobné údaje spracúvame vždy len vtedy, ak na ich spracúvanie existuje právny základ, teda spracovávanie je vždy vykonávané v súlade so zásadou zákonnosti.
Všetky konkrétne účely a právne základy spracúvania Vašich osobných údajov Prevádzkovateľom nájdete vyššie, v Zázname o spracovateľských činnostiach.
Ak by nedošlo k poskytnutiu Vašich osobných údajov Prevádzkovateľovi, nebolo by v niektorých prípadoch možné splniť povinnosti uložené Prevádzkovateľovi osobitnými právnymi predpismi alebo s Vami, v postavení Dotknutej osoby, uzatvoriť zmluvu o poskytovaní služieb.
4. Kategórie osobných údajov a dotknutých osôb
Prevádzkovateľ spracováva osobné údaje vždy v súlade so zásadou minimalizácie tak, aby Prevádzkovateľ plnil zmluvné a zákonné požiadavky, aby spracovával osobné údaje, na spracovávanie ktorých má oprávnený záujem alebo na spracúvanie ktorých ste mu udelili súhlas vždy len takom rozsahu, aby bol splnený určený účel spracúvania.
To znamená, že od Vás nevyžadujeme osobné údaje, ktoré nie sú na konkrétny účel spracúvania potrebné.
Osobné údaje, resp. kategórie spracovávaných osobných údajov ako aj kategórie dotknutých osôb sú uvedené v Zázname o spracovateľských činnostiach.
Pri právnych základoch spracovávania osobných údajov, kde plní Prevádzkovateľ zmluvné povinnosti alebo zákonné povinnosti je rozsah osobných údajov, ktoré Prevádzkovateľ spracováva, stanovený predovšetkým príslušnými právnymi predpismi. Pri spracovávaní osobných údajov, kde je právnym základom oprávnený záujem alebo súhlas so spracovaním osobných údajov, stanovuje kategórie spracovávaných osobných údajov Prevádzkovateľ.
5. Doba uchovávania osobných údajov
Prevádzkovateľ uchováva osobné údaje v závislosti od účelu spracovávania osobných údajov. Pri dobe uchovávania zohľadňuje Prevádzkovateľ zásadu minimalizácie uchovávania osobných údajov, t. j. uchováva osobné údaje výlučne počas doby, počas ktorej sú osobné údaje nevyhnutné k splneniu určených účelov spracúvania a po uplynutí tejto doby osobné údaje vymazáva.
Prevádzkovateľ uchováva osobné údaje počas doby, ktorá je v súlade s požiadavkami platných právnych predpisov a na základe registratúrneho plánu Prevádzkovateľa stanovená v Zázname o spracovateľských činnostiach. Tam, kde je právnym základom spracúvania osobných údajov plnenie zákonnej povinnosti Prevádzkovateľa, je doba uchovávania osobných údajov stanovená v príslušných právnych predpisoch (napr. účtovné doklady je Prevádzkovateľ povinný v zmysle zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov uchovávať pod dobu 10 rokov). V prípadoch, kedy Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje na základe právneho základu, ktorým je plnenie zmluvných povinností alebo na základe oprávneného záujmu Prevádzkovateľa, stanovuje dobu uchovávania sám Prevádzkovateľ tak, aby spracúval osobné údaje výlučne počas doby, počas ktorej je uchovávanie osobných údajov nevyhnutné.
V prípade Vašej požiadavky Vám kedykoľvek poskytneme informácie o dobe uchovávania Vašich osobných údajov.
6. Prevádzkovateľ ako sprostredkovateľ pri spracúvaní osobných údajov v mene svojich klientov
Pri poskytovaní účtovných služieb a služieb správy personálnej a mzdovej agendy pre klientov Prevádzkovateľa (ďalej ako „klienti“), prichádza k spracúvaniu osobných údajov dotknutých osôb Prevádzkovateľom v mene svojich klientov (zamestnancov klientov, dodávateľov klientov v postavení fyzických osôb, zákazníkov klientov a iných dotknutých osôb). Pri spracúvaní osobných údajov dotknutých osôb v mene klientov vystupuje Prevádzkovateľ v postavení sprostredkovateľa spracúvania osobných údajov podľa čl. 4 bodu 8. Nariadenia, pričom prevádzkovateľom, ktorý určuje účely a prostriedky spracúvania osobných údajov je pri spracúvaní osobných údajov Prevádzkovateľom v postavení sprostredkovateľa vždy klient.
Prevádzkovateľ uzatvára so svojimi klientmi zmluvu o poverení so spracúvaním osobných údajov, v ktorých sú stanovené podmienky spracúvania osobných údajov dotknutých osôb Prevádzkovateľom ako sprostredkovateľom v mene svojich klientov, a povinnosti týkajúce sa zabezpečenia primeranej úrovne ochrany spracúvaných osobných údajov.
Účely, právne základy, rozsah a okruh príjemcov spracúvaných osobných údajov Prevádzkovateľom ako sprostredkovateľom v mene klientov je určený klientmi a príslušnými právnymi predpismi (predovšetkým zákonom č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a zákonom č. 595/2003 Z.z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov), pričom Prevádzkovateľ v prípadoch, kedy spracúva osobné údaje dotknutých osôb v mene svojich klientov postupuje výlučne podľa pokynov svojich klientov a príslušných právnych predpisov, plní povinnosti sprostredkovateľa podľa ustanovení Predpisov o ochrane osobných údajov a s osobnými údajmi nevykonáva žiadne iné spracovateľské operácie okrem tých, ktoré Prevádzkovateľovi vyplývajú z uzatvorenej zmluvy o poverení so spracúvaním osobných údajov a účelov spracúvania osobných údajov určených klientom.
7. Práva Dotknutých osôb
Ochrana Vašich osobných údajov ako Dotknutých osôb sa spravuje ustanoveniami Nariadenia, pričom prostredníctvom žiadosti môžete u Prevádzkovateľa realizovať Vaše práva, ktorými sú:
Právo na prístup
Máte právo na poskytnutie informácie o tom, aké Vaše osobné údaje spracovávame, ako aj na informácie o tom, ako Vaše osobné údaje používame. Vo väčšine prípadov Vám budú tieto informácie poskytnuté prostredníctvom elektronických komunikačných prostriedkov, ak nie je z Vašej strany požadované inak.
Právo na nápravu
Prijímame primerané opatrenia, aby sme zabezpečili presnosť, úplnosť a aktuálnosť informácií, ktoré o Vás máme k dispozícii. V prípade, že osobné údaje, ktorými disponujeme, sú nepresné, neúplné alebo neaktuálne, na základe Vášho podnetu tieto osobné údaje upravíme, aktualizujeme alebo doplníme.
Právo na vymazanie
Za určitých okolností máte právo nás požiadať o vymazanie Vašich osobných údajov, napríklad v prípade, ak osobné údaje, ktoré sme o Vás získali, už viac nie sú potrebné na naplnenie pôvodného účelu spracovania alebo v prípade, ak odvoláte svoj súhlas so spracovaním osobných údajov. Vaše právo na výmaz (zabudnutie) je však potrebné posúdiť na základe individuálnych okolností. Napríklad, môžu existovať určité okolnosti alebo prípady, vyplývajúce pre nás z platných právnych predpisov, ktoré nám budú brániť vo vymazaní Vašich osobných údajov, čo znamená, že nebudeme môcť Vašej žiadosti vyhovieť.
Právo na obmedzenie spracovania
Taktiež máte právo nás požiadať, aby sme ďalej nespracovávali Vaše osobné údaje. V prípade, keď si myslíte, že Vaše osobné údaje, ktoré spracovávame, nie sú správne, spracovávanie je protizákonné a žiadate o obmedzenie spracovávania, nepotrebujeme Vaše osobné údaje, ale potrebujete ich vy ako Dotknutá osoba pri uplatňovaní právnych nárokov alebo keď si myslíte, že ako Prevádzkovateľ nemáme oprávnený dôvod Vaše osobné údaje ďalej spracovávať, nebudeme, na základe Vašej žiadosti Vaše osobné údaje ďalej spracúvať.
Právo na prenosnosť údajov
Za určitých okolností máte právo na prenos osobných údajov inému subjektu, podľa Vášho výberu. Právo na prenosnosť sa však týka len osobných údajov, ktoré spracovávame na základe zmluvy, ktorej ste jednou zo zmluvných strán, na základe súhlasu, ktorý ste nám udelili alebo v prípade, ak spracúvame osobné údaje automatizovanými prostriedkami.
Právo namietať
Máte právo namietať voči spracovaniu osobných údajov, napríklad v prípade, ak spracovávame Vaše osobné údaje na základe oprávneného záujmu alebo pri spracovávaní, pri ktorom prichádza k profilovaniu. Ak podáte námietku voči takémuto spracovaniu osobných údajov, nebudeme Vaše osobné údaje ďalej spracovávať, ak nepreukážeme nevyhnutné oprávnené dôvody na ďalšie spracovávanie Vašich osobných údajov.
Práva súvisiace s profilovaním alebo automatizovaným rozhodovaním
V prípade, ak by sme spracovávali osobné údaje profilovaním alebo automatizovaným rozhodovaním, máte právo odmietnuť automatizované individuálne rozhodovanie, vrátane profilovania, z ktorého pre Vás vyplynie právny alebo podobný významný dôsledok.
Právo odvolať súhlas
Ak Vaše osobné údaje spracovávame na základe Vášho súhlasu, máte právo odvolať svoj súhlas s ďalším spracúvaním vašich osobných údajov. Súhlas môžete odvolať tak, ako ste nám, ho udelili, t.j. písomne alebo e-mailom.
Právo podať sťažnosť alebo podnet
V prípade, ak máte pocit, že Vaše osobné údaje sú spracúvané v rozpore s platnými právnymi predpismi, môžete sa so sťažnosťou obrátiť na dozorný orgán, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, so sídlom Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27; webové sídlo: dataprotection.gov.sk, tel. číslo: 02 3231 3214; E-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk.
8. Uplatnenie práv Dotknutých osôb
Vaše práva uvedené v predchádzajúcom bode týchto Zásad ochrany osobných údajov môžete uplatniť:
Odpoveď na uplatnenie Vašich práv poskytujeme bezplatne do jedného mesiaca odo dňa, kedy ste si uplatnili Vaše práva. Za určitých okolností, v prípade opakovanej, nedôvodnej alebo neprimeranej žiadosti o uplatnenie Vašich práv sme oprávnení účtovať za poskytnutie informácií primeraný poplatok a to v prípade vysokého počtu a komplexnosti žiadostí Dotknutých osôb sme oprávnení lehotu na vybavenie Vašej žiadosti predĺžiť, najviac o dva mesiace. O predĺžení lehoty Vás budeme vždy informovať.
9. Profilovanie
Prevádzkovateľ nespracúva Vaše osobné údaje profilovaním, ako ani žiadnou formou automatizovaného individuálneho rozhodovania, pri ktorom by prichádzalo k vyhodnoteniu Vašich osobných aspektov.
10. Prenos do tretích krajín a medzinárodných organizácií
Prevádzkovateľ nevykonáva prenos Vašich osobných údajov do tretích krajín alebo medzinárodných organizácií a ani nezamýšľa preniesť Vaše osobné údaje do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácií.
11. Príjemcovia
Vaše osobné údaje môžu byť poskytnuté príjemcom – orgánom štátnej správy, napr. správcovi dane, súdom, orgánom činným v trestnom konaní, Úradu na ochranu osobných údajov a pod., ktoré sú v zákonom stanovených prípadoch oprávnené spracúvať osobné údaje získané Prevádzkovateľom.
Prevádzkovateľ poskytuje v niektorých prípadoch Vaše osobné údaje aj svojím sprostredkovateľom, medzi ktorých patrí spoločnosť poskytujúca služby správy webovej stránky, spoločnosť zabezpečujúca mailhosting. Prevádzkovateľ má uzatvorené zmluvy o poverení so spracúvaním osobných údajov so svojimi sprostredkovateľmi a vedie zoznam svojich sprostredkovateľov. V prípade Vašej požiadavky Vám kedykoľvek poskytneme údaje o našich sprostredkovateľoch zo zoznamu sprostredkovateľov.